Prospects, pipeline, devis, factures, facturation électronique et agents IA réunis dans un seul outil, pensé pour les petites structures de services.
Dans beaucoup d'agences, de cabinets et de studios, le suivi commercial vit dans un tableur. Les devis sortent d'un traitement de texte et les factures d'un autre logiciel. Quant aux relances, on y pense quand on y pense. Résultat : on ne sait jamais vraiment combien il reste à encaisser, ni quelles affaires vont signer ce trimestre.
Vorellis réunit ces étapes dans une seule application. Un contact devient un lead, le lead devient une opportunité, l'opportunité donne un devis, puis une facture. Cette facture part sur le réseau de facturation électronique, et son encaissement remonte dans le tableau de bord. Ce parcours est présenté ici écran par écran, sur un jeu de données de démonstration.
1. Ouvrir Vorellis, savoir où l'on en est
Le tableau de bord répond dès l'ouverture à la question du jour : combien reste-t-il à encaisser ? Le montant s'affiche en tête de page, suivi de quatre indicateurs :
- À encaisser : le total des factures non réglées, le nombre de factures échues et l'ancienneté de la plus vieille ;
- Encaissé sur l'année, rapporté au chiffre d'affaires émis ;
- Pipeline pondéré : la valeur des affaires en cours, chacune multipliée par sa probabilité de signature ;
- Tâches : celles du jour, celles en retard et les leads à qualifier.
Le reste de la page sert à agir sans détour. La liste des factures à relancer propose un bouton Relancer, qui ouvre un e-mail de relance déjà rédigé et adressé au client. Les tâches du jour se cochent directement depuis le tableau de bord. Un graphique montre, mois par mois, le chiffre d'affaires émis face à l'encaissé.
Où que l'on soit, ⌘K (ou Ctrl+K) ouvre la recherche globale. Elle trouve en même temps les organisations, les contacts, les leads, les opportunités, les factures et les devis. Le bouton Créer donne accès en un clic, ou au clavier, à une nouvelle facture, un devis, une opportunité, un lead, une tâche ou une organisation.
2. Toute la relation client sur une seule fiche
L'organisation est le centre de Vorellis : contacts, échanges, affaires, devis et factures s'y rattachent. Sa fiche rassemble en un seul endroit :
- trois chiffres utiles : le facturé de l'année, le montant en retard, les devis envoyés ;
- les coordonnées de facturation (SIRET, TVA, adresse), reprises automatiquement dans les devis et les factures ;
- des onglets Contacts, Devis & factures, Leads & tâches et Activité ;
- les actions du quotidien : nouveau devis, nouvelle facture, ajout d'un contact, d'une tâche ou d'un échange.
L'onglet Activité est le journal de la relation : appels, e-mails, rendez-vous, démonstrations, notes. Chaque échange indique qui l'a saisi, un membre de l'équipe ou un agent IA.
3. Des leads aux affaires signées
Qualifier les leads
Chaque lead reçoit une source (site web, LinkedIn, recommandation, salon…), un score de 1 à 10 et un statut : nouveau, contacté, qualifié ou éliminé. Un lead peut arriver sans organisation, avec un simple nom et un e-mail : on le rattache au moment de le convertir.
Convertir en opportunité crée l'affaire dans le pipeline. Si le lead n'était rattaché à aucune organisation, on la choisit ou on la crée au même moment.
Piloter le pipeline
Le pipeline présente les affaires en cinq étapes : Découverte, Proposition, Négociation, Gagné, Perdu. On fait avancer une carte d'un glisser-déposer. Une affaire perdue demande sa raison, ce qui permet d'en tirer des enseignements. Une affaire gagnée fait passer automatiquement l'organisation au statut de client.
Au-dessus des colonnes, trois repères :
- le montant pondéré du pipeline ;
- le montant gagné dans l'année ;
- les affaires sans prochaine étape : ni date de clôture prévue, ni tâche planifiée.
Ces dernières sont aussi signalées sur leur carte, pour que rien ne s'endorme.
La vue Prévisionnel regroupe les affaires ouvertes par mois de clôture prévue, en montant brut et en montant pondéré. Elle donne une projection simple du chiffre d'affaires à venir.
Ne rien oublier
Les tâches sont regroupées en En retard, Aujourd'hui, À venir et Sans échéance. Le champ d'ajout rapide comprend une écriture naturelle. Par exemple, « Relancer Zenith vendredi #relance @Zenith !haute » crée une relance, rattachée au client Zenith, à échéance vendredi et en priorité haute.
4. Devis et factures, de la saisie à l'encaissement
Un éditeur unique pour les devis et les factures
Le même écran sert aux devis et aux factures, avec une bascule de l'un à l'autre. La saisie suit des étapes numérotées : document, émetteur, client, prestation, ajustements et paiement. L'aperçu se met à jour en direct pendant la saisie.
Le client se choisit dans l'annuaire du CRM : nom, adresse, SIRET et TVA se remplissent seuls, et le document est rattaché à la fiche du client. À l'envoi dans le CRM, la numérotation est attribuée automatiquement, sans trou ni doublon. Le PDF se génère en un clic.
Suivre la facturation
L'écran Facturation présente l'activité au mois ou à l'année :
- les montants émis, encaissés, restant à encaisser et le panier moyen ;
- un graphique mois par mois ;
- le bloc « Où en est l'argent », qui répartit le chiffre émis entre encaissé, échu non réglé et à échoir.
La liste des factures se filtre en un clic sur celles en retard ou celles payées.
Chaque facture a sa fiche : l'aperçu du document, son statut, sa chronologie et ses actions. On y télécharge le PDF, on envoie une relance ou on la marque comme réglée. Les avoirs sont gérés.
5. Prêt pour la facturation électronique
La réforme française généralise la facturation électronique entre entreprises. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L'émission devient obligatoire pour les PME et les micro-entreprises au 1er septembre 2027.
Vorellis est connecté à SuperPDP, une plateforme de facturation électronique raccordée au réseau Peppol. Les factures émises dans Vorellis partent vers les clients par ce canal, et les factures des fournisseurs arrivent par le même chemin.
Pour chaque vente, une jauge suit le cycle de vie réglementaire : non soumise, soumise, approuvée, encaissée. Les litiges et les refus sont signalés en orange. La synchronisation se fait automatiquement, et peut aussi se lancer à la main.
Le détail d'une facture reprend chaque étape transmise par la plateforme : dépôt, mise à disposition, prise en charge, approbation, paiement. On y déclare aussi l'encaissement, total ou partiel.
Côté achats, les factures des fournisseurs arrivent dans Vorellis, prêtes à être lues. On peut les approuver, les contester ou les refuser en indiquant un motif normalisé.
6. Ouvert aux agents IA, sous contrôle
Vorellis a été conçu pour être piloté aussi bien par un humain que par un agent IA. Toutes ses fonctions sont accessibles par une API documentée et par un serveur MCP, le protocole que les assistants IA utilisent pour se brancher sur des outils. Un agent peut ainsi :
- préparer le briefing du matin ;
- journaliser un appel ;
- planifier une relance ;
- qualifier un lead ;
- préparer un brouillon de facture, qu'un humain relit avant l'émission.
Chaque agent reçoit sa propre clé, avec ses propres droits. Trois préréglages servent de point de départ :
- Tout ;
- CRM sans facturation : l'agent travaille sur les clients et le pipeline, mais ne touche ni aux factures, ni aux paramètres, et ne supprime rien ;
- Lecture seule.
La politique s'ajuste ensuite opération par opération. Chaque tentative refusée est journalisée : on sait ce qu'un agent a essayé de faire. Un agent ne peut pas modifier ses propres droits ; seule une personne administratrice le peut.
Pour aller plus loin sur cette approche, lire Pantagram Vorellis : un CRM API-first pensé pour les agents IA.
7. Au bureau comme en déplacement
L'interface s'adapte au téléphone : on consulte une fiche avant un rendez-vous, on coche une tâche ou on vérifie une facture entre deux trains. Sur ordinateur, la barre latérale se replie (touche [) pour laisser toute la place au pipeline ou à l'éditeur.
En résumé
| Besoin | Ce que fait Vorellis |
|---|---|
| Savoir où l'on en est | Tableau de bord centré sur l'encaissement, le pipeline pondéré et les urgences |
| Suivre ses clients | Fiche organisation complète : contacts, échanges, affaires, devis, factures |
| Développer son activité | Leads notés, conversion en opportunité, pipeline en glisser-déposer, prévisionnel |
| Ne rien oublier | Tâches regroupées par échéance, ajout rapide en langage naturel, notifications |
| Facturer sans friction | Éditeur unique devis/facture, aperçu en direct, numérotation automatique, PDF |
| Être payé | Suivi des échéances, relances préparées, vue « où en est l'argent » |
| Être conforme | Facturation électronique via SuperPDP et Peppol, cycle de vie suivi, factures fournisseurs reçues |
| Automatiser | API et serveur MCP pour agents IA, avec des droits contrôlés et journalisés |
Vorellis est conçu et développé par Pantagram. Pour une démonstration sur vos propres cas d'usage, contactez-nous.
Captures réalisées sur un jeu de données fictif.
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